How to Import Cardholders in GuardPoint Pro from *.csv file

Introduction 

Two  cardholder  import  profiles  allow  to  import  cardholders  into  GuardPointPro by  default:  one  from  MS­Excel format  file  (Hr.xls)  and  another  from  MS­Access  format  file  (Hr.mdb). 

It  is  also  possible  to  create  new import  profiles  which  using  another  format  import  files.  In  addition,  most  systems  know  easily  export  their data  in  the  ‘CSV’  format  (Comma­ separated  values)  which  is  a  text  format  where  each  row  represents  a record and the data in a row are separated by a specific delimiter (comma, semicolon, etc.). 

How to import cardholders in GuardPointPro  from *.csv file? 

1. Create one *.csv file with the same field names that are used in the Hr.xls file. 

2.Place this file in the GuardPoint Pro folder. 
3.Under GuardPoint Pro, create a new cardholder import profile by clicking New in this screen:

4.  In tab « Connection Settings », click on the « Set connection » button to open the following screen: 

5.  Click on the tab « System DSN », then « Add » to add a new connection ODBC. 

6.  Then, the following screen is displayed:

7.  Click  on  « Microsoft  TexTreiber (*.txt ;  *.csv)  »  then  « Finish ».  
Give  a  name  to  the  data  source (ex. HrCSV) and unselect « Use  Current  Directory ».
Then,  select  the  GuardPointPro folder  by  clicking  on « Select Directory ». 

8.  Click  on  « Options »  to  display  the  complete  window  and  on  « Define  Format »  to  define  the  CSV  file format: 

9.  In  this  new  screen,  select  in  the  left  list,  the  CSV  file  created  at  the  first  step.  
Then  click  on  « Column  Name Header » and choose the format « Custom Delimited » by setting the relevant delimiter (e.g. ‘;’).

10. Click  OK  three  times  then,  in  GuardPointPro,  
fill  the  ‘ODBC  Database  Source  Name  (DSN)’  with  the previous data source name (eg. HrCSV) 
and the ‘Table Name’ with the CSV filename (e.g. HR11.csv).

If  the  CSV  file  has  fields  name  different  from  the  regular  ones  
(those  used  as  column  titles  in  the  Hr.xls file),  
select  the  “SQL  Statement”  option  for  entering  SQL  query,  which  defines  the  relationship  between field names of the file with those of GuardPoint Pro 

Example of SQL query: 
SELECT [Index] AS [Number], [Last] AS [Last Name], [First] AS [First Name] FROM users 
The following rules must be respected: 
• The cardholder field [Number] is mandatory. It is a primary key field which corresponds to the 
“Number” field of the “Cardholder” screen in GuardPoint Pro. In addition, this field must be a unique number. 
• The [Last Name] field is also mandatory.
• [Last Name] and [First Name] fields are case sensitive.
•The first and last names combination has to be different for each cardholder; first or last name may be repeat, but not both.
•If new cardholder is imported with existing card number already allocated to an existing cardholder in the GuardPoint Pro database, the card is removed from the existing cardholder and it is allocated to the new imported cardholder. 

•If an imported cardholder has already a badge in the GuardPoint Pro database, the system is deleting the other badge. 
•Importing new access groups automatically creates them in the GuardPointPro database
•When the option “Synchronize and delete” is checked, all cardholders that do not exist into the import file are removed from the GuardPoint Pro database.

11. Save and click on « Connection Test » to have the following message: 

This message confirms both the connection to the import file and also the query syntax, if exists. 

12. Click on « Import Now » to import cardholders from the CSV file.